Allgemeine Geschäftsbedingungen

§ 1 Geltungsbereich

1.1 Die ZenSoftware Solutions UG (haftungsbeschränkt), Mergelheide 14a, 33758 Schloß Holte-Stukenbrock (nachfolgend "ZenTime" oder "wir") betreibt die webbasierte Zeiterfassungssoftware "ZenTime" als Software-as-a-Service (SaaS) Lösung.

1.2 Diese Allgemeinen Geschäftsbedingungen (AGB) gelten für alle Verträge über die Nutzung unserer Software zwischen uns und unseren Kunden (nachfolgend "Kunde" oder "Sie").

1.3 Unsere Software richtet sich ausschließlich an Unternehmer im Sinne des § 14 BGB. Eine Nutzung durch Verbraucher ist ausgeschlossen.

1.4 Abweichende, entgegenstehende oder ergänzende AGB des Kunden werden nur dann und insoweit Vertragsbestandteil, als wir ihrer Geltung ausdrücklich schriftlich zugestimmt haben.

§ 2 Vertragsschluss

2.1 Die Darstellung unserer Leistungen auf der Website stellt kein rechtlich bindendes Angebot, sondern eine Aufforderung zur Abgabe eines Angebots dar.

2.2 Der Kunde gibt durch das Ausfüllen und Absenden des Registrierungsformulars ein verbindliches Angebot zum Abschluss eines Nutzungsvertrages ab.

2.3 Wir können das Angebot des Kunden innerhalb von 5 Werktagen annehmen durch:

• Zusendung einer Auftragsbestätigung per E-Mail oder
• Freischaltung des Kundenaccounts

2.4 Mit der Annahme kommt der Vertrag zustande. Der Kunde erhält Zugangsdaten für seinen Account per E-Mail.

§ 3 Leistungsumfang

3.1 ZenTime stellt dem Kunden während der Vertragslaufzeit folgende Software-Funktionen zur Verfügung:

3.2 Der genaue Funktionsumfang richtet sich nach dem gewählten Tarif:

3.3 ZenTime ist berechtigt, die Software weiterzuentwickeln und zu verbessern. Funktionsänderungen, die den vertraglich vereinbarten Leistungsumfang nicht wesentlich beeinträchtigen, sind zulässig.

3.4 Der Kunde kann jederzeit zwischen den Tarifen wechseln. Upgrades werden sofort wirksam, Downgrades zum Ende der laufenden Abrechnungsperiode.

§ 4 Verfügbarkeit und Support

4.1 Wir bemühen uns um eine hohe Verfügbarkeit der Software. Eine bestimmte Verfügbarkeit wird jedoch nicht garantiert.

4.2 Planmäßige Wartungsarbeiten werden nach Möglichkeit außerhalb der üblichen Geschäftszeiten (Mo-Fr 8:00-18:00 Uhr) durchgeführt und rechtzeitig angekündigt.

4.3 Support wird angeboten:

• Zeiten: Montag bis Freitag, 08:00 - 16:30 Uhr (außer an gesetzlichen Feiertagen in NRW)
• Kontakt: E-Mail an support [at] zen-time.de
• Reaktionszeit: Innerhalb von 2 Werktagen

4.4 Nicht von unserem Support umfasst sind:

• Schulungen zur Bedienung der Software
• Individuelle Anpassungen oder Programmierungen
• Support für Drittanbieter-Software
• Vor-Ort-Service

§ 5 Pflichten des Kunden

5.1 Der Kunde ist verpflichtet:

• Wahrheitsgemäße Angaben bei der Registrierung zu machen
• Seine Zugangsdaten geheim zu halten und vor unbefugtem Zugriff zu schützen
• Die Software nur im Rahmen der geltenden Gesetze zu nutzen
• Keine Rechte Dritter zu verletzen
• Regelmäßige Datensicherungen durchzuführen

5.2 Der Kunde ist als Arbeitgeber für die Einhaltung aller arbeitsrechtlichen und datenschutzrechtlichen Vorschriften verantwortlich, insbesondere:

• Information und ggf. Beteiligung des Betriebsrats
• Einholung erforderlicher Einwilligungen der Mitarbeiter
• Einhaltung des Arbeitszeitgesetzes (ArbZG)
• Ordnungsgemäße Verarbeitung von Mitarbeiterdaten

5.3 Technische Mindestvoraussetzungen:

• Internetverbindung mit mindestens 1 Mbit/s
• Aktueller Webbrowser (Chrome, Firefox, Safari, Edge)
• JavaScript und Cookies müssen aktiviert sein
• Für mobile Nutzung: Smartphone/Tablet mit aktuellem Betriebssystem

5.4 Der Kunde hat uns unverzüglich zu informieren bei:

• Verdacht auf Missbrauch der Zugangsdaten
• Sicherheitsvorfällen oder Datenpannen
• Technischen Störungen
• Änderung der Rechnungsadresse oder Firmierung

§ 6 Nutzungsrechte

6.1 Der Kunde erhält für die Dauer des Vertrages ein einfaches, nicht übertragbares und nicht unterlizenzierbares Recht zur Nutzung der Software im vereinbarten Umfang.

6.2 Die Nutzung ist auf die im Vertrag vereinbarte Anzahl von Nutzern und Standorten beschränkt.

6.3 Untersagt sind insbesondere:

• Reverse Engineering, Dekompilierung oder Disassemblierung
• Vermietung, Verleih oder sonstige Überlassung an Dritte
• Entfernung von Urheberrechtsvermerken
• Verwendung für rechtswidrige Zwecke

6.4 Alle Rechte an der Software, einschließlich aller Weiterentwicklungen, verbleiben bei ZenTime.

6.5 ZenTime darf anonymisierte Nutzungsdaten zur Verbesserung der Software verwenden sowie Zählwerte zur Nutzung je Kundenorganisation nach § 2.3 des Auftragsverarbeitungsvertrags (AVV) bilden und für Abrechnung, Kundenbetreuung und Weiterentwicklung der Software verwenden.

§ 7 Preise und Zahlungsbedingungen

7.1 Es gelten die zum Zeitpunkt des Vertragsschlusses gültigen Preise. Alle Preise verstehen sich zuzüglich der gesetzlichen Mehrwertsteuer.

7.2 Die Abrechnung erfolgt:

• Bei monatlicher Laufzeit: monatlich im Voraus
• Bei jährlicher Laufzeit: jährlich im Voraus mit 10% Rabatt

7.3 Die Zahlung erfolgt ausschließlich per SEPA-Lastschrift. Der Kunde erteilt hierzu ein SEPA-Lastschriftmandat.

7.4 Die Abbuchung erfolgt:

• Bei Neuverträgen: 5 Tage nach Vertragsschluss
• Bei Folgeabbuchungen: zum 1. eines jeden Abrechnungszeitraums

7.5 Bei Rücklastschriften aufgrund fehlender Kontodeckung oder unberechtigtem Widerspruch trägt der Kunde die entstehenden Bankgebühren.

7.6 Bei Zahlungsverzug von mehr als 14 Tagen sind wir berechtigt, den Zugang zur Software zu sperren. Die Zahlungspflicht besteht fort.

7.7 Preisanpassungen:

• Preiserhöhungen werden mit einer Frist von 6 Wochen angekündigt
• Bei Preiserhöhungen über 5% besteht ein Sonderkündigungsrecht
• Preisanpassungen aufgrund gesetzlicher Änderungen (z.B. MwSt.) erfolgen automatisch

7.8 Änderung des Leistungsumfangs:

• Der Kunde kann die Anzahl der Mitarbeiter und gebuchte Zusatzfunktionen jederzeit in der Software ändern. Erweiterungen sind sofort nutzbar.
• Bei monatlicher Zahlung gilt der neue Preis ab dem nächsten Abrechnungszeitraum.
• Bei jährlicher Zahlung wird eine Erweiterung bis zum Ende der laufenden Vertragslaufzeit monatlich im Voraus zusätzlich berechnet, in Höhe der Differenz zwischen neuem und bisherigem Jahrespreis geteilt durch 12. Mit der Verlängerung wird sie in den Jahresbeitrag übernommen.
• Reduzierungen werden zum nächsten Abrechnungszeitraum wirksam, bei jährlicher Zahlung also zum Ende der Vertragslaufzeit. Eine anteilige Erstattung erfolgt nicht.
• Über Betrag und Fälligkeit jeder Lastschrift informieren wir mindestens einen Tag vorher (Vorabankündigung, in der Regel mit der Rechnung).

§ 8 Laufzeit, Kündigung und Anbieterwechsel

8.1 Der Vertrag beginnt mit der Freischaltung des Accounts und läuft auf unbestimmte Zeit.

8.2 Bei monatlicher Zahlung:

• Keine Mindestlaufzeit
• Kündigung jederzeit zum Monatsende möglich
• Kündigungsfrist: 14 Tage zum Monatsende

8.3 Bei jährlicher Zahlung:

• Mindestlaufzeit: 12 Monate
• Automatische Verlängerung um weitere 12 Monate
• Kündigungsfrist: 3 Monate zum Laufzeitende

8.4 Das Recht zur außerordentlichen Kündigung aus wichtigem Grund bleibt unberührt. Ein wichtiger Grund liegt insbesondere vor bei:

• Zahlungsverzug über 30 Tage trotz Mahnung
• Erheblicher Verstoß gegen diese AGB
• Missbrauch der Software

8.5 Kündigungen bedürfen der Textform (E-Mail ausreichend) an: support [at] zen-time.de

8.6 Nach Vertragsende:

• Wird der Account deaktiviert
• Besteht für mindestens 30 Kalendertage die Möglichkeit zum Datenexport
• Werden die Daten anschließend gelöscht, soweit keine gesetzlichen Aufbewahrungspflichten entgegenstehen

8.7 Anbieterwechsel (Art. 23 ff. Verordnung (EU) 2023/2854, Data Act):

• Der Kunde kann mit einer Frist von höchstens zwei Monaten verlangen, zu einem anderen Anbieter oder auf eine eigene Infrastruktur zu wechseln. Mit dem erfolgreichen Abschluss des Wechsels endet der Vertrag.
• Nach Ablauf der Frist erfolgt der Wechsel innerhalb von höchstens 30 Kalendertagen (Übergangszeitraum). Während dieser Zeit bleibt die Software nutzbar und wir unterstützen den Wechsel in angemessenem Umfang.
• Exportierbar sind alle vom Kunden eingegebenen und bei der Nutzung erzeugten Daten, insbesondere Mitarbeiterstammdaten, Zeitbuchungen, Abwesenheiten, Schichtpläne und Einstellungen, in einem gängigen maschinenlesbaren Format (CSV oder JSON).
• Nach dem Übergangszeitraum kann der Kunde seine Daten noch mindestens 30 Kalendertage abrufen. Danach werden sie vollständig gelöscht, soweit keine gesetzlichen Aufbewahrungspflichten entgegenstehen.
• Für den Wechsel berechnen wir keine Entgelte. Bis zum Ende einer vereinbarten Mindestlaufzeit bleiben die laufenden Entgelte geschuldet, soweit dies gesetzlich zulässig ist.

§ 9 Gewährleistung

9.1 Wir gewährleisten, dass die Software im Wesentlichen gemäß der Leistungsbeschreibung funktioniert.

9.2 Mängel sind vom Kunden unverzüglich, spätestens innerhalb von 7 Tagen nach Entdeckung, schriftlich unter genauer Beschreibung zu melden.

9.3 Wir werden gemeldete Mängel innerhalb angemessener Zeit beheben. Dabei können wir nach eigener Wahl:

• Den Mangel beseitigen
• Eine Umgehungslösung bereitstellen
• Ein Update zur Verfügung stellen

9.4 Keine Mängel sind:

• Fehler aufgrund unsachgemäßer Bedienung
• Störungen durch Drittanbieter-Software
• Inkompatibilitäten bei nicht unterstützten Browsern
• Fehler durch höhere Gewalt

§ 10 Haftung

10.1 Wir haften unbeschränkt:

• Bei Vorsatz und grober Fahrlässigkeit
• Bei Verletzung von Leben, Körper oder Gesundheit
• Nach dem Produkthaftungsgesetz
• Bei Übernahme einer Garantie

10.2 Bei leicht fahrlässiger Verletzung wesentlicher Vertragspflichten ist die Haftung auf den vertragstypisch vorhersehbaren Schaden begrenzt. Wesentliche Vertragspflichten sind solche, deren Erfüllung die ordnungsgemäße Durchführung des Vertrags überhaupt erst ermöglicht.

10.3 Die Haftung für Datenverlust ist auf den typischen Wiederherstellungsaufwand beschränkt, der bei regelmäßiger und gefahrentsprechender Datensicherung eingetreten wäre.

10.4 Im Übrigen ist die Haftung ausgeschlossen.

10.5 Die vorstehenden Haftungsbeschränkungen gelten auch zugunsten unserer Erfüllungsgehilfen.

§ 11 Datenschutz

11.1 Die Verarbeitung personenbezogener Daten erfolgt gemäß unserer Datenschutzerklärung.

11.2 Wir verarbeiten die vom Kunden eingegebenen Mitarbeiterdaten als Auftragsverarbeiter. Die Parteien schließen hierzu einen separaten Auftragsverarbeitungsvertrag (AVV) ab.

11.3 Der Kunde bleibt datenschutzrechtlich Verantwortlicher für die Mitarbeiterdaten.

11.4 Beide Parteien verpflichten sich zur Vertraulichkeit bezüglich aller im Rahmen der Vertragsbeziehung erlangten vertraulichen Informationen.

§ 12 Änderungen

12.1 Wir behalten uns vor, diese AGB zu ändern, wenn dies aus triftigen Gründen, insbesondere aufgrund geänderter Rechtslage, technischer Änderungen oder Weiterentwicklungen, erforderlich ist.

12.2 Änderungen werden dem Kunden mindestens 6 Wochen vor Inkrafttreten per E-Mail mitgeteilt.

12.3 Geänderte AGB werden nur mit ausdrücklicher Zustimmung des Kunden wirksam. Die Zustimmung kann in Textform oder durch Bestätigung im Kundenkonto durch eine vertretungsberechtigte Person erklärt werden.

12.4 Stimmt der Kunde nicht zu, gilt die bisherige Fassung fort. In diesem Fall steht beiden Parteien ein Sonderkündigungsrecht mit einer Frist von 4 Wochen zu.

§ 13 Schlussbestimmungen

13.1 Es gilt das Recht der Bundesrepublik Deutschland unter Ausschluss des UN-Kaufrechts.

13.2 Erfüllungsort ist Schloß Holte-Stukenbrock.

13.3 Ausschließlicher Gerichtsstand für alle Streitigkeiten aus diesem Vertrag ist, soweit der Kunde Kaufmann, juristische Person des öffentlichen Rechts oder öffentlich-rechtliches Sondervermögen ist, Bielefeld.

13.4 Sollten einzelne Bestimmungen dieses Vertrages unwirksam sein oder werden, bleibt die Wirksamkeit der übrigen Bestimmungen unberührt.

13.5 Änderungen oder Ergänzungen dieses Vertrages bedürfen der Textform. Dies gilt auch für die Aufhebung dieser Textformklausel.

13.6 Wir sind nicht verpflichtet und nicht bereit, an einem Streitbeilegungsverfahren vor einer Verbraucherschlichtungsstelle teilzunehmen.