Mr. Zen
Hi, wie kann ich dir heute helfen?
Version 2.0 · Stand: 15. Oktober 2026
Verantwortlicher im Sinne der DSGVO:
Dr. Kevin KrauseBei jedem Zugriff auf unsere Website werden automatisch folgende Daten verarbeitet:
Unsere Zeiterfassung kann als PWA installiert werden. Dabei werden folgende Daten lokal gespeichert:
Für die Daten der Beschäftigten ist der jeweilige Kunde als Arbeitgeber verantwortlich; wir verarbeiten sie in seinem Auftrag auf Grundlage eines Auftragsverarbeitungsvertrags (Art. 28 DSGVO). Fragen zu diesen Daten richten Sie bitte zuerst an Ihren Arbeitgeber.
Wichtig: Es erfolgt KEIN Live-Tracking. Standortdaten werden ausschließlich zum Zeitpunkt des Ein-/Ausstempelns erfasst.
Bei Nutzung unseres AI-Chatbots werden folgende Daten verarbeitet:
Hinweis: Die Chatinhalte werden an OpenAI Inc. (USA) übermittelt. Chatverläufe speichern wir bis zu 30 Tage, um Fragen zu beantworten und den Assistenten zu verbessern; danach werden sie automatisch gelöscht. OpenAI verarbeitet die Daten gemäß deren Datenschutzbestimmungen.
Wir nutzen keine vollautomatisierte Entscheidungsfindung gem. Art. 22 DSGVO. Alle automatischen Berechnungen (z.B. Überstunden, Urlaubsansprüche, Schichtvorschläge) dienen ausschließlich als Unterstützung und werden von verantwortlichen Personen überprüft und freigegeben.
Aus der Nutzung der Zeiterfassung bilden wir je Kundenorganisation und Kalendermonat Zählwerte: Zahl der Mitarbeiter, Zahl der aktiven Mitarbeiter, Tag der letzten Aktivität und Zahl der Nutzungen je Modul. Wir verwenden sie für Abrechnung, Kundenbetreuung und Weiterentwicklung unserer Software; für diese Zählwerte sind wir selbst Verantwortlicher.
| Verarbeitungszweck | Rechtsgrundlage |
|---|---|
| Bereitstellung der Zeiterfassung | Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO (Vertragserfüllung) |
| Krankmeldungen (Gesundheitsdaten) im Auftrag des Arbeitgebers | Art. 9 Abs. 2 lit. b DSGVO (Rechtsgrundlage des Arbeitgebers als Verantwortlicher) |
| Nutzungskennzahlen je Kundenorganisation (Abschnitt 2.5) | Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO (Abrechnung nach Mitarbeiterzahl) und Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO (berechtigtes Interesse an Kundenbetreuung und Weiterentwicklung der Software) |
| Standortdaten-Erfassung | Art. 6 Abs. 1 lit. a DSGVO (Einwilligung) |
| Aufbewahrung von Arbeitszeitdaten | Art. 6 Abs. 1 lit. c DSGVO (rechtliche Verpflichtung gem. § 16 Abs. 2 ArbZG) |
| AI-Chatbot Nutzung | Art. 6 Abs. 1 lit. a DSGVO (Einwilligung) |
| SEPA-Lastschriftverfahren | Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO (Vertragserfüllung) |
| IT-Sicherheit und Missbrauchsprävention | Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO (berechtigte Interessen) |
| Push-Benachrichtigungen | Art. 6 Abs. 1 lit. a DSGVO (Einwilligung) |
Hinweis zur Datenübertragung in die USA (OpenAI):
Bei Nutzung des AI-Assistenten werden Daten an OpenAI Inc. in die USA übertragen. Wir haben Standardvertragsklauseln abgeschlossen. Dennoch besteht ein Restrisiko, da US-Behörden unter bestimmten Umständen auf die Daten zugreifen könnten.
Eine Weitergabe erfolgt nur in folgenden Fällen:
Mit Ausnahme der Datenübertragung an OpenAI (USA) erfolgt keine Übermittlung personenbezogener Daten in Drittländer außerhalb der EU/EWR.
| Datenkategorie | Speicherdauer |
|---|---|
| Arbeitszeitdaten | 2 Jahre (gem. § 16 Abs. 2 ArbZG) |
| Lohnabrechnungsdaten | 6 Jahre (gem. § 257 HGB) |
| Rechnungen und Zahlungsbelege | 10 Jahre (gem. § 14b UStG) |
| SEPA-Lastschriftmandate | Mandatslaufzeit + 14 Monate (SEPA-Regelwerk) |
| Stammdaten | Dauer der Vertragsbeziehung + 3 Jahre |
| Nutzungskennzahlen je Kundenorganisation | 13 Monate nach Ende des jeweiligen Monats |
| QR-Code Scan-Protokolle | 30 Tage |
| Server-Logs | 7 Tage (danach anonymisiert) |
| AI-Chat-Sitzungen | Nur während der aktiven Sitzung |
Löschung bei Vertragsende:
Bei Kündigung Ihres Accounts werden Ihre personenbezogenen Daten nach Ablauf der gesetzlichen Aufbewahrungsfristen automatisch gelöscht. Arbeitszeitdaten müssen wir mindestens 2 Jahre aufbewahren (§16 ArbZG).
Wir treffen folgende Maßnahmen zum Schutz Ihrer Daten gem. Art. 32 DSGVO:
Meldung von Datenpannen:
Im unwahrscheinlichen Fall einer Datenpanne, die ein hohes Risiko für Ihre Rechte und Freiheiten darstellt, informieren wir Sie unverzüglich gemäß Art. 34 DSGVO.
Nach der DSGVO stehen Ihnen folgende Rechte zu:
Art. 15 DSGVO
Art. 16 DSGVO
Art. 17 DSGVO
Art. 18 DSGVO
Art. 20 DSGVO
Art. 21 DSGVO
Widerruf der Einwilligung:
Sie können eine erteilte Einwilligung jederzeit mit Wirkung für die Zukunft widerrufen. Dies betrifft insbesondere:
Beschwerderecht:
Sie haben das Recht, sich bei einer Datenschutz-Aufsichtsbehörde zu beschweren. Zuständig ist die Aufsichtsbehörde Ihres Wohnorts oder die für uns zuständige Behörde:
Landesbeauftragte für Datenschutz und InformationsfreiheitHinweis für Arbeitnehmer:
Wenn Ihre Daten im Rahmen eines Arbeitsverhältnisses verarbeitet werden, können Sie sich auch an den Betriebsrat Ihres Arbeitgebers wenden.
Unser Service richtet sich ausschließlich an Personen, die das 16. Lebensjahr vollendet haben. Personen unter 16 Jahren dürfen unseren Service nicht nutzen. Sollten wir feststellen, dass eine Person unter 16 Jahren unseren Service nutzt, werden wir deren Account unverzüglich löschen.
Für Datenschutzanfragen kontaktieren Sie uns bitte:
Wir behalten uns vor, diese Datenschutzerklärung anzupassen, um sie an geänderte Rechtslagen oder bei Änderungen des Dienstes sowie der Datenverarbeitung anzupassen. Die aktuelle Version finden Sie stets auf dieser Seite.
Letzte Aktualisierung: 15. Oktober 2026 (Version 2.0)
